教育数字化知识图谱

办公系统使用问题汇总

根据办公系统使用情况，使用问题中主要集中在重复提交拟稿、会稿流程不熟悉、主管领导选择错误、文件分发随意选择人员等环节，现将容易发生错误的环节和需要重点说明的几个问题罗列如下：

一、发文

1. 发文流程中的“相关单位负责人审稿”（ 会稿 ）环节，会稿单位负责人审核完毕后需发往“会稿单位人员会稿”（ 具体业务人员 ），具体业务人员会稿完成后，提交反馈给部门负责人，部门负责人同意会稿意见后（ 不同意会稿意见可内部多次会稿 ），选择“拟稿单位负责人审稿”后提交，代表相关单位会签完毕。

2. 发文流程中的“收文单位签收”环节，各二级学院、各单位、各部门收文人员负责签收，签收后转发给需要办理的部门领导（例如：党发文件转给书记、行政文件转给院长，也可以根据需要都转发，请勿随意转发），“收文单位签收”和“部门内部分发” 环节涉及的相关人员均 必须按时办理 ，否则会导致整个 流程无法结束，学校发布的公文无法归档和查询。

3.“ 分管校领导审核”环节一定选对部门分管领导（其它办公流程也一样），如果选错请及时撤回重选，如不及时撤回，相关领导查看办理后只能退回最初拟稿人，所有环节需重新办理完成。

4. 所有参与发文环节的人员均可对拟稿单位人员上传的初稿直接进行“ 在线编辑 ”，整个编辑过程均会留存痕迹。

二、收文

收文流程中的“部门办理”环节，各二级学院、各单位、各部门领导均可办理（ 原则上由正职签收，具体部门内部可自行协商决定 ），且只能一位领导签收办理。“部门办理”后，如有需要，可在部门内部副职和相关人员间传阅（ 传阅环节不影响文件最终的归档和查阅 ）。

三、所有流程办理完毕以后系统状态

所有业务办理完毕时，待办事项应该为（ 0 ）

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四、其他

“ 文印室制文”是文件修改的最后环节（如若因时间紧迫等在线下已发布的文件， 线上文件必须和线下内容一致 ，以保证电子存档的权威性），原则上此环节后再无法修改，“机要文档科”盖章后必须将 WORD 文件转换为 PDF 文件。