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关于上线外来单位人员来访报备等六条流程的通知

类型:通知公告来源：广东体育职业技术学院信息技术服务中心 2021-10-29

关联：广东体育职业技术学院收藏

关于上线外来单位人员来访报备等六条流程的通知

各部室、二级学院：

根据使用部门业务流程信息化开发需求，图书与信息技术服务中心组织技术开发完成外来单位人员来访报备、入校机动车辆通行及异常申报、视频监控调阅审批、物品放行申请、学校派车申请、公文档案借阅登记申请等六条事务流程，经过测试验证达到上线使用标准，在“事务大厅”正式开放使用。

若相关部门有相应办事流程需要实现线上办理，可联系图书与信息技术服务中心(联系人：沈伟；联系电话020-61034023),图书与信息技术服务中心根据需求结合实际进行建设。

流程名称：	外来单位人员来访报备流程
功能描述：	表单自动获取报备人姓名、报备部门，支持填写来访人员姓名、来访单位、来访人员联系电话、来访人员车辆、来访开始时间、来访结束时间、来访原因等填写信息。申请人填写表单，提交事务，事务到总务后勤部审核。审核通过后，申请人将审核结果截图给外来单位人员作为进校证明。
实现效果截图：	表单：流程图：

流程名称：	入校机动车辆通行及异常申报
功能描述：	表单自动获取申请人姓名、工号、部门、手机号等信息，支持申请人手机号编辑，支持填写申请类型、申请人办理类型、登记日期、通行车牌号、车主姓名、车主联系电话、通行车主行驶证照片上传，校园安全责任承诺书上传，支持下载广东体育职业技术学院交通安全管理制度。申请人通过表单下载广东体育职业技术学院交通安全管理制度，提供给车主，车主打印并签字校园交通安全责任承诺书，把电子版提交给申请人。申请人填写表单，提交给总务后勤部审核，总务后勤部审核后，事务结束。
实现效果截图：	表单流程图：

流程名称：	视频监控调阅审批单
功能描述：	表单自动获取申请人姓名、工号、手机号、部门，支持编辑手机号，支持填写监控调阅时间段、监控调阅位置、调阅原因等填写信息，填写信息均设置为必填项。申请人支持教师、学生身份申请，申请人为教师身份，则自动进入总务后勤部审核，申请人为学生身份，则自动进入辅导员审核，辅导员审核通过后，到总务后勤部审核。总务后勤部审核完成后，流程结束。
实现效果截图：	表单：流程图：


流程名称：		物品放行申请流程
功能描述：		表单自动获取申请人姓名、工号、部门、默认放行日期为本日，支持编辑放行日期，支持填写备注。申请人填写信息后，提交到总务后勤部审核，总务后勤部审核完成后，流程结束。
实现效果截图：		表单：流程图：


流程名称：	会议室申请
功能描述：	表单自动获取申请人姓名、所在部门，支持填写主题、选择会议室、使用开始时间、使用结束时间、主持人或联系人、联系电话、参与人员、申请事由等信息。其中需增加会议室冲突判断，会议室占用采用先申请先占用原则，会议室审核不通过，则释放会议室资源。申请人填写信息后，先经过部门领导审核，部门领导审核通过后，再到党政办审核，党政办审核完成后，流程结束。
实现效果截图：	表单流程图：

流程名称：	学校派车申请
功能描述：	表单自动获取申请人姓名、部门、手机号，支持编辑手机号，支持填写用车开始时间、用车结束时间、出发用车起止地点、回程用车起止地点、乘车人数、汽车种类、用车事由、车牌号、车辆使用记录（包含：出车前公里数、回程后公里数、实际出车公里数、出车路桥费、出车停车费、备注等）。申请人填写表单信息后，提交到部门领导审核，审核通过后，由车队队长判断是否有车，车队队长判断后，提交给党政办审核，党政办审核通过后，由车队队长安排司机，司机用车回程后，填写车辆使用记录，司机填写使用记录后，由党政办审核确认，党政办确认后，流程结束。
实现效果截图：	表单：流程图：

流程名称：	公文档案借阅申请
功能描述：	表单自动获取申请人姓名、部门、借阅人联系电话，支持填写选项、借阅日期、归还日期、文件题名、借阅目的等信息。申请人填写表单后，提交到部门领导审核，部门领导审核通过后，到办公室审核，办公室审核通过后，档案管理员向申请人提供材料，申请人按照归还时间归还材料，档案管理员进行归还确认，假设材料存在异常，则进入归还异常环节，待申请人修复材料异常后，档案管理员再进行归还确认，流程结束。若材料损坏无法办理归档，则档案管理员则选择归还不同意，流程结束。
实现效果截图：	表单：流程图：

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