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关于做好学校声像档案材料整理归档工作的通知


各单位、部门:

为进一步加强学校新闻及重要活动声像视频档案的规范化管理,确保档案资料的完整性与可溯源,现就有关事项通知如下:

一、收集与移交要求

1.全面收集:各单位、部门彻底梳理并收集本单位(部门)自行组织拍摄的所有声像视频资料,包括但不限于会议实况、活动记录、学术研讨、文化推广等。

2.分类整理:对收集到的档案材料进行细致分类,明确区分新闻类与活动类内容,并据此填写《声像档案材料移交目录》。确保每项资料均经过仔细核对,准确无误。

3.移交方式:完成目录填写后,请携带电子视频文件,前往现代教育技术中心(西城综合楼H512室)进行实体移交;或根据提供的联系方式,通过云端平台完成在线移交。

二、归档时间要求

1.历史档案清理:为确保档案体系的完整性,请各单位、部门务必在2024年11月30日前,完成历年累积的声像档案归档工作。

2.常规归档安排:对于新产生的声像档案,建立常态化归档机制,确保每年3月底前完成上一年度全部声像档案的整理与移交工作。

各单位(部门)分管档案工作的领导切实负起责任,加强对档案工作的指导与监督,确保兼职档案员及相关人员能够严格按照本通知要求,高质量、高效率地完成档案整理与移交任务。

联系人:李老师13692668815/短号668815

现代教育技术中心

2024年10月21日

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