高校的档案数字化服务是运用现代信息技术，将高校各类传统载体档案转化为数字格式，并进行有效管理与利用的一系列工作。该服务在提升档案管理效率、促进资源共享、保护原始档案等方面发挥着关键作用。
- 档案数字化转换：借助扫描、识别等技术手段，把纸质档案、声像档案等转化为数字形式。如将纸质的学籍档案、科研成果文件扫描成电子文档，通过光学字符识别（OCR）技术把扫描的文本转化为可编辑的文字信息，便于存储、检索和利用。东南大学档案馆进行干部人事档案数字化加工，武汉大学开展人事档案数字化加工服务（二期）等项目，都是将实体档案转换为数字格式，为后续的管理和使用提供基础。
- 数字化档案管理系统建设：构建专门的档案管理系统，对数字化后的档案进行集中管理。该系统具备分类存储、权限管理、检索查询等功能，能根据档案的类别、年份、来源等进行分类存储，方便快速定位和查找；通过设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问相应档案；提供多样化的检索方式，如按关键词、时间、文号等进行检索，提升档案利用效率。像 2022 年广州番禺职业技术学院建设双师队伍管理系统及电子文件可信归档、电子档案综合管理系统，为数字化档案管理提供了系统支持。
- 档案资源整合与共享：整合校内各部门的档案资源，打破信息孤岛，实现档案资源在学校内部的共享。学校的教学、科研、管理等部门可以通过统一的平台访问和利用相关档案信息，促进部门间的协作与沟通。部分高校还会探索与外部机构的档案资源共享，提升学校的影响力和服务能力。
- 数字化档案长期保存：采用可靠的存储技术和备份策略，确保数字化档案的长期安全保存。使用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行数据存储，并定期进行数据备份，防止因硬件故障、自然灾害等原因导致数据丢失。对存储的数字档案进行定期检测和维护，确保数据的完整性和可读性。
